El pasado 9 de noviembre de 2023, han entrado en vigor las medidas incluidas en la Ley 11/2023 que permiten crear el protocolo electrónico notarial, lo que agilizará el intercambio de información y generará de forma casi inmediata millones de copias electrónicas de los documentos notariales.
La ley también permite por primera vez en la historia que los ciudadanos y las empresas dispongan de copias electrónicas de sus documentos notariales y que puedan intercambiárselas o enviarlas a los organismos que se las soliciten, con el consiguiente ahorro de tiempo y papel.
Los ciudadanos podrán elegir continuar con la vía presencial o la vía online. De esta forma, pueden elegir al notario que prefieran, localizar al que tenga los originales de sus escrituras y pedirle copias, mantener con él video conferencias seguras, y consultar e intercambiar documentación previa a la firma de la escritura pública.
Los notarios podrán prestar online íntegramente algunos servicios notariales, fundamentalmente los de carácter mercantil, como la constitución de sociedades online, como respuesta a la exigencia de la Unión Europea (plasmada en la Directiva 2019/1151) de permitir que cualquier ciudadano pueda constituir una sociedad limitada en otro país miembro sin necesidad de presencia física.
La videoconferencia notarial podrá agilizar trámites societarios de urgencia para las empresas, o resolver situaciones societarias en las que es difícil reunir presencialmente a todas las personas que habrían de estar. Por ejemplo, para ampliaciones de capital, nombramiento de administradores, cambios de domicilio de sociedades, actas de junta general…
Todos estos servicios se prestarán en la Sede Electrónica Notarial, creada por los notarios en 2004. Un espacio dotado de las mayores medidas de seguridad que ha obtenido el Esquema Nacional de Seguridad (ENS), nivel alto, del que solo disponen contadísimos organismos.
El Portal Notarial del Ciudadano es la puerta de entrada para ciudadanos y empresas a la Sede Electrónica Notarial: https://www.portalnotarial.es/
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